Politique de confidentialité

Document mis à jour le 22 novembre 2024.

Phyling (« Phyling », « notre », « nous » et « nos ») et nos partenaires respectent votre vie privée. Nous vous demandons de lire attentivement la présente politique de confidentialité pour comprendre comment sont collectées, traitées et conservées vos données personnelles lors de votre utilisation du présent site internet.

Le terme « données personnelles » désigne toute information se rapportant à une personne physique et permettant de l’identifier, directement ou indirectement, à partir d’une seule donnée ou du croisement d’un ensemble de données.

L’ensemble des données personnelles collectées sur le présent site internet sont traitées sous la responsabilité de la société Phyling, SAS au capital social de 11 854 €, immatriculée au RCS Évry 844 217 471, dont le siège social est situé 14 rue du Ruisseau, 91400 Orsay, France, dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle, ainsi que du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données. Au sens de la réglementation applicable, Phyling est donc responsable de traitement.

Cette politique de confidentialité décrit :

1. comment Phyling utilise vos données personnelles ;
2. comment Phyling partage vos données personnelles ;
3. comment Phyling protège vos données personnelles ;
4. où Phyling héberge et transfère vos données personnelles ;
5. comment vous pouvez exercer vos droits relatifs à vos données personnelles ;
6. les mises à jour de la politique de confidentialité ;
7. comment nous contacter.

1. Comment Phyling utilise vos données personnelles

Phyling peut utiliser vos données personnelles aux fins suivantes :

1. procéder aux actions nécessaires à la gestion des contrats, des factures et du suivi de la relation client ;
2. publier et gérer vos avis et/ou commentaires laissés sur le site internet ;
3. vous adresser notre newsletter, dans le cas où vous y êtes inscrit ;
4. répondre à votre demande de contact effectuée à partir de notre site internet ;
5. établir un programme de fidélité ;
6. vous proposer des publicités et un contenu adapté ;
7. constituer un fichier d’utilisateurs, de prospects et de clients ;
8. élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation ;
9. gérer les impayés et litiges éventuels ;
10. respecter nos obligations légales.

Le traitement de vos données personnelles est réalisé dans une démarche de prise de contact précontractuelle ; ce traitement est basé sur votre consentement à être contacté afin d’échanger sur nos offres et obtenir un devis. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment et demander à ce que nous supprimions vos informations et cessions de vous contacter.

Lorsque vous nous fournissez volontairement des données personnelles, la collecte de vos données personnelles est fondée sur l’intérêt légitime suivant : mieux répondre à vos demandes d’information.

Le traitement de vos données personnelles afin de vous envoyer notre newsletter est, en revanche, basé uniquement sur votre consentement à recevoir notre newsletter, que vous pouvez retirer à tout moment.

2. Comment Phyling partage vos données personnelles

Au sein de Phyling, et au regard de chaque finalité de traitement, les données personnelles vous concernant sont collectées, traitées et stockées par le personnel habilité de Phyling, uniquement dans le cadre de leurs compétences respectives, notamment par le service client et le service informatique.

Nous ne partageons pas les données personnelles avec d’autres entreprises, organisations et personnes, à moins que l’une des circonstances suivantes s’applique :

• Le partage avec consentement préalable : après avoir obtenu votre consentement, Phyling partagera les informations que vous avez autorisées avec les tiers ou catégories de tiers spécifiques renseignés à l’occasion de la collecte de votre consentement.
• Le partage avec nos prestataires : Phyling peut divulguer vos informations à des entreprises qui fournissent des services pour nous ou en notre nom : services informatiques (notamment notre hébergeur ou notre prestataire d’envoi d’e-mails), livraison de nos produits, ou activités marketing pour notre compte. Ces prestataires peuvent utiliser vos informations uniquement dans le but de vous fournir des services au nom de Phyling.
• En exécution d’une obligation légale : Phyling peut partager vos informations comme le stipulent les lois et la réglementation, afin de résoudre les différends d’ordre juridique, ou comme le demandent les autorités judiciaires ou administratives en vertu de la loi.

Phyling s’assure de la légalité de tout partage des données personnelles via des clauses de traitement de données avec les entreprises concernées, les obligeant à se conformer à cette politique de confidentialité et à prendre les mesures de sécurité et de confidentialité appropriées lors du traitement des données à caractère personnel.

3. Comment Phyling protège vos données personnelles

Phyling attache une grande importance à la sécurité de vos données personnelles et a adopté des pratiques courantes de l’industrie afin de les protéger et d’éviter l’accès non autorisé, la divulgation, l’utilisation, la modification, les dommages ou la perte de ces informations. Nous avons par ailleurs pris les précautions utiles afin de préserver, par notre hébergeur, la sécurité et la confidentialité des données, et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.

Phyling adopte également les mesures organisationnelles suivantes :

• nous adoptons des mesures raisonnables et réalisables afin de veiller à ce que les données personnelles recueillies soient minimes et pertinentes au regard des fins pour lesquelles elles sont traitées ;
• nous conservons vos données personnelles pendant la durée strictement nécessaire au regard de la finalité du traitement, à moins que leur conservation soit requise ou permise par la loi. Par exemple, nous conservons les données liées à l’exécution de vos commandes pour la durée requise par la loi au titre de la conservation des dossiers comptables, soit au maximum 10 ans à compter de l’exercice concerné ;
• nous déployons des mécanismes de contrôle d’accès afin que seul le personnel habilité puisse accéder à vos données personnelles.

En cas de violation des données personnelles, Phyling respectera les exigences légales et réglementaires applicables à la notification des violations auprès des autorités de contrôle compétentes et/ou des personnes concernées.

4. Où Phyling héberge et transfère vos données personnelles

Vos données personnelles sont hébergées au sein des infrastructures de notre hébergeur, OVH, situé en France.

5. Comment exercer vos droits relatifs à vos données personnelles

Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition concernant le traitement de vos données personnelles, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre mort et du droit à la portabilité de vos données personnelles.

Vous disposez également d’un droit de recours auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) pour la France, et auprès d’une autorité de contrôle compétente pour tout autre État membre selon votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas les textes applicables. Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle.

Vous pouvez nous contacter à tout moment aux adresses indiquées ci-dessous pour exercer vos droits, en indiquant le droit que vous entendez exercer et toutes les précisions nécessaires pour que nous puissions répondre à votre demande. Ces droits s’exercent dans les conditions posées par la réglementation applicable :

• droit d’accès : vous pouvez nous demander à tout moment si nous traitons des données personnelles vous concernant et, le cas échéant, lesquelles, ainsi que les caractéristiques des traitements effectués ;
• droit de rectification : vous pouvez demander la rectification de vos données personnelles lorsqu’elles sont inexactes, ou leur complément lorsqu’elles sont incomplètes ;
• droit à l’effacement : vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles, notamment lorsque leur conservation n’est plus nécessaire, lorsque vous retirez votre consentement et qu’aucun autre fondement juridique ne justifie le traitement, lorsque vous vous êtes opposé au traitement, lorsque vos données ont fait l’objet d’un traitement illicite, ou lorsqu’elles doivent être effacées pour respecter une obligation légale ;
• droit à la limitation : vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, par exemple pendant la vérification de leur exactitude ou de votre opposition ; le traitement se limite alors au seul stockage des données ;
• droit d’opposition : vous pouvez vous opposer au traitement de vos données fondé sur l’intérêt légitime de Phyling, pour un motif tenant à votre situation particulière ;
• directives post-mortem : vous pouvez faire connaître vos instructions concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données après votre décès ;
• droit à la portabilité : vous pouvez demander à recevoir vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou leur transmission à un tiers lorsque cela est possible.

Lorsque nous traitons vos données sur la base de votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, en nous écrivant ou en cliquant sur le lien de désabonnement présent dans chacune de nos communications. Le retrait de votre consentement ne remet pas en cause la validité du traitement effectué avant ce retrait.

6. Mises à jour de cette politique

Phyling se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour, à tout moment et en tout ou partie, la présente politique de confidentialité, en raison de l’évolution de la réglementation applicable ou des traitements de données effectués. Toute modification substantielle vous sera notifiée par e-mail lorsque vous nous avez communiqué une adresse valide, et sera publiée sur le site internet.

7. Comment nous contacter

Pour toute question, commentaire ou suggestion, écrivez-nous à contact@phyling.fr ou par courrier postal à 14 rue du Ruisseau, 91400 Orsay, France.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, ou si vous souhaitez signaler une atteinte à la réglementation applicable en matière de protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL par courrier (CNIL, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07) ou sur son site internet (www.cnil.fr), ou auprès de l’autorité de protection des données du pays dans lequel vous résidez ou travaillez habituellement.